Quel que soit votre âge, votre parcours ou votre expérience, bien communiquer avec les autres est une compétence de la famille des « soft skills » à travailler absolument.

Mais alors, comment bien communiquer avec les autres et surtout, pourquoi est-ce important de bien communiquer ? Pour ne pas laisser de doutes ou de quiproquos, pour maîtriser son image, pour inspirer confiance…

Tant de problèmes naissent de mauvaises communications et peuvent nous pourrir la vie tant au niveau personnel que professionnel. On pourrait presque considérer que la capacité à bien communiquer, c’est la compétence n°1 à acquérir !

À l’origine, ces problèmes surviennent tout d’abord parce qu’on oublie d’appliquer les codes ou de respecter certaines règles. Il faut choisir le bon moment (il y a un temps pour tout !), le bon moyen (face à face, téléphone, mail), le bon endroit…Dans cet article, je vous aide à trouver comment bien communiquer avec les autres au travers de 5 conseils fondamentaux de la communication.

Comment bien communiquer avec les autres ? Premièrement, il faut savoir écouter

Pour bien communiquer, il faut être au moins deux. Il ne s’agit pas simplement d’avoir un émetteur et un récepteur, bien que cela rappelle un peu les cours de biologie de collège. Le récepteur doit témoigner de l’intérêt et savoir répondre. La communication, c’est un aller-retour entre une personne qui s’exprime et une autre qui l’écoute. On oublie trop souvent que pour bien communiquer, il faut savoir écouter.

Faire preuve d’empathie

Ce que j’entends avant tout par l’écoute, c’est :

• L’empathie : la capacité à être présent(e) à l’autre, à son environnement tout entier.
• La compréhension : être capable de comprendre l’autre et lui montrer dans votre réponse.

Si vous repensez aux échanges les plus informels que vous avez eu avec vos collègues, certaines connaissances, vos amis, vous vous apercevrez que vous ne leur apportez pas toujours de l’attention, ou la même attention. Vos interlocuteurs le ressentent. L’écoute est la preuve que vous accordez de l’importance aux autres. C’est finalement une manière d’avoir du charisme, si vous savez répondre et rebondir en montrant toute votre compréhension.

Pratiquer l’écoute active

L’écoute active sert à instaurer une relation de confiance dans la communication.

L’écoute active se pratique de plusieurs manières :

• Écouter silencieusement, tout en envoyant des signes pour montrer que vous recevez ce que dit votre interlocuteur : hochements de têtes, petits mots « hum, hum », « ok », etc…
• Relancer en posant des questions pour obtenir plus d’informations
• Reformuler pour vous assurer d’avoir bien compris

Libre à vous d’exprimer votre sentiment après l’avoir écouté, si vous percevez que c’est ce que votre interlocuteur attend ou si vous voulez lui montrer votre empathie.

Si vous voulez améliorer votre communication avec les autres, commencez par accorder la même qualité d’écoute à tous vos interlocuteurs, c’est un bon entrainement pour être au top le jour où une conversation sera vraiment déterminante.

Soigner son expression à l’oral comme à l’écrit

Choisissez vos mots

Vous n’êtes pas sans savoir que les mots que vous employez ont un impact. Pour bien communiquer avec les autres, vous devez donc systématiquement choisir les mots que vous utilisez, les anecdotes, les métaphores… Tout cela vous confère un certain charisme.

Différenciez votre communication orale et écrite

Attention à ne pas négliger votre communication écrite, de plus en plus fréquente par email, sms ou WhatsApp, même au niveau professionnel. Trop souvent, des mails peuvent être mal interprétés, ou pire, ne sont pas lus ! Cela peut avoir des conséquences désastreuses. C’est pourquoi la communication écrite doit être particulièrement soignée.

Comme il est beaucoup plus facile de froisser ou d’être mal compris à l’écrit, privilégiez le téléphone pour mettre au clair votre message surtout si le sujet est délicat ou conflictuel.  La plupart des choses passent beaucoup mieux par la conversation que par l’écrit.

Pour être lu(e), je vous conseille de soigner particulièrement le titre de votre mail, et de recadrer le sujet en cas d’échanges à rallonge.

Autant que possible, prévoyez 1 message par mail, et n’oubliez pas que les codes à l’écrit et à l’oral ne sont pas les mêmes : il faut vous adapter ! Pour bien communiquer, il faut se mettre au niveau de l’autre.

Par exemple, ajoutez une phrase de « small talk » comme dans la vraie vie, pour apporter un peu de chaleur en début de mail. Cela permet aussi de mettre votre interlocuteur au centre de l’attention (notamment si c’est un client). Par exemple : « Bonjour Xavier, j’espère que tu vas bien et que le business est toujours autant en ébullition chez vous. » Cela peut faire référence à une conversation passée (même à titre perso), avant d’entrer dans le vif du sujet.

Structurez votre pensée

En revanche, ce qui est parfois plus dur à faire à l’oral qu’à l’écrit, c’est de structurer sa pensée. Plus vous saurez organiser vos idées, mieux vous saurez faire passer vos messages. Une fois de plus, tout est dans le choix des mots.

Par exemple, une erreur de communication classique est de donner sa conclusion alors qu’il est souvent préférable d’expliquer pourquoi vous en êtes arrivé(e) à cette prise de position. Prendre le temps d’ordonner vos idées pour expliquer vos positions pourra, en réalité, vous faire gagner beaucoup de temps. N’hésitez pas à utiliser l’oral puis l’écrit en support (compte-rendu) et à vous répéter pour bien faire passer vos messages. Plus vous aurez une communication transparente, plus vous gagnerez en authenticité et serez respecté(e) pour cela. En effet, on peut ne pas être d’accord avec quelqu’un mais respecter sa pensée si elle est clairement exprimée.

Exploiter la communication non-verbale

93 % de la communication passe par le langage non-verbal, au travers des 3 V : le Verbal (les mots) ne comptent que pour 7% de ce qui sera retenu et va impacter votre interlocuteur, contre 55% pour le Visuel (l’image), et 38% pour le Vocal (les sons). C’est la raison pour laquelle nos expressions, nos postures et tous nos signaux non-verbaux influent sur la réussite ou l’échec dans notre communication, et dans nos négociations.

Pour bien communiquer, sachez utiliser les silences, les mains, la posture, pour vous exprimer efficacement. La communication est un tout : verbal et postural.

Voici les points de vigilance à travailler pour maîtriser votre communication non-verbale :

• Les expressions du visage : une étude de l’Université de Preston aux États-Unis a démontré qu’un sourire est assimilé inconsciemment à un signe de compétence. En plus d’être agréable, c’est un signe d’assurance et de confiance en soi.
• Contrôlez la cadence et le volume de paroles : si vous parlez trop vite, cela peut signifier un manque de confiance en vous. À l’inverse, parler trop lentement peut démontrer un manque de réactivité et de mollesse.
• Pensez aux interprétations de votre langage corporel et soyez cohérent : si vous voulez que les autres vous comprennent sans aucune confusion, vous devez vous assurer que l’expression de votre visage, votre posture et vos autres signaux non verbaux soient en harmonie avec votre message
• Adoptez la posture du miroir : en réunion ou lors de négociations, tâchez de copier le langage corporel de votre interlocuteur, cela pourra inconsciemment le rassurer et vous rapprocher intuitivement pour créer une sorte de “connexion” implicite.
• Maintenez le contact visuel pour être en phase et démontrer votre intérêt en pleine conscience. Cela facilite énormément la communication.

Maîtriser ses émotions

L’impact des émotions dans la communication avec les autres est très important. Elles peuvent servir comme desservir votre communication. Par conséquent, vous devez absolument identifier vos émotions et savoir les gérer. Le stress est évidemment la plus grande charge émotionnelle à maîtriser, mais il y a aussi la peur du changement, d’être incompris(e), la colère, les déceptions, etc…

Filtrer ses émotions

Prenez le temps d’écouter vos émotions sans pour autant les laisser éclater au grand jour. Inspirez-vous par exemple de techniques de relaxation et isolez-vous quelques minutes pour prendre du recul sur une situation forte en émotions. Par exemple, si vous êtes au travail, on peut imaginer retourner quelques minutes dans sa voiture et écouter un morceau de « feel good » musique de votre play-list…ou avec un casque dans son bureau en fermant les yeux. Cette prise de recul évite d’avoir une réaction à chaud et crée un filtre. Elle permet de maitriser vos émotions.

Vous pouvez ensuite décider de ce que voulez montrer et garder le contrôle sur certaines de vos émotions. L’idée n’est pas de somatiser vos émotions mais plutôt d’en prendre conscience pour améliorer votre savoir-être et ainsi vous respecter et respecter les autres. On parle d’intelligence émotionnelle.

Utiliser l’intelligence émotionnelle

Une fois que vous aurez fait ce travail de reconnaissance des émotions sur vous-même, vous pourrez comprendre pourquoi vous réagissez de telle ou telle manière.

Ensuite, il vous sera plus facile d’identifier les émotions des autres et bien communiquer avec eux, dans la vie perso comme dans la vie pro. Par exemple, un manager sera bien plus efficace s’il sait prendre en compte les émotions et s’adapter au profil de ses collaborateurs.

C’est une facette de ce que Daniel Goleman développe dans son livre sur l’intelligence émotionnelle.

Développer son intelligence émotionnelle, c’est savoir s’adapter à la situation. C’est aussi faire preuve d’empathie avec les autres en contrôlant ses émotions pour mieux communiquer et partager. 

Adopter la positive attitude

A quoi sert d’avoir une attitude positive ? C’est un moyen efficace pour évacuer les pensées négatives en se concentrant sur le positif, et devenir un aimant à ondes positives vous-mêmes. En effet, le positif attire le positif : on attire ce à quoi l’on pense !  Par exemple, vous voyez toujours les enseignements d’une épreuve, vous essayez d’amener le positif à une difficulté, vous apporterez des ondes positives autour de vous et deviendrez charismatique.

Comment vous sentez-vous face à une personne qui n’arrête pas de critiquer ou de se plaindre ? Cela donne plutôt envie de fuir car malheureusement, le négatif est contagieux aussi.

Des études ont même montré que ceux qui adoptent la positive attitude ont plus d’amis. C’est aussi valable pour étendre votre réseau professionnel ! À l’inverse, à trop penser à l’échec ou à ses difficultés, on en oublie nos capacités, on doute, on se sous-estime…et on échoue.

3 astuces pour adopter la positive attitude :

• Prenez conscience de vos côtés négatifs (je critique toujours cela, je ne supporte pas, je me plains…)
• Acceptez-les et essayez de les tourner du côté positif (ex : il pleut ce matin, mais c’est bon pour la terre, pour les agriculteurs, etc…)
• Trouvez 5 choses positives dans votre journée et notez-les.

Pour bien communiquer avec les autres, un état d’esprit positif sera vraiment apprécié car c’est à la fois valorisant, plaisant et rassurant pour les autres.

Pour conclure, j’aimerais à mon tour ajouter ma note positive en vous disant que bien communiquer n’est pas un talent inné. Pas de panique pour ceux qui pensent ne pas être doué pour cela : ça se travaille ! Fort heureusement, nous pouvons tous nous améliorer en accordant de l’attention à nos émotions, nos réactions et notre posture face aux autres, sans oublier de choisir ses mots ! De quoi inspirer confiance et prendre confiance en soi dans nos relations avec les autres.