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⏱ Temps de lecture : 7 minutes

Quand on a la niaque et qu’on est motivé.e par son travail, on a tendance à faire des journées à rallonge, soit parce qu’on est méticuleux.se et perfectionniste, soit parce qu’on a beaucoup de choses à gérer, ou les deux à la fois ! Savoir s’organiser devient alors primordial pour faire évoluer son entreprise ou sa carrière. Ce n’est toutefois pas toujours facile de faire le tri entre les tâches urgentes et celles qui peuvent attendre, de se fixer des objectifs et de s’y tenir. Pourtant, une méthode existe : le batching (ou “méthode des lots” en français). Dans cet article, découvrez comment être organisé.e et plus efficace grâce au batching.

Batching

Qu’est-ce que le batching ?

Effet de mode ou technique d’organisation vraiment bluffante ? Le batching fait de plus en plus parler de lui pour gagner en productivité dans la vie perso comme dans la vie pro. Si le concept fait fureur et trouve de plus en plus d’adeptes, c’est bien pour son efficacité indéniable ! Surtout que le principe est simple : regrouper les tâches similaires et les enchaîner sur un laps de temps donné. À priori, rien de bien sorcier !

Regrouper les tâches similaires

Ce que l’on entend par “tâches similaires”, ce sont les tâches qui nécessitent les mêmes moyens ou ressources. Sans vraiment le savoir, vous pratiquez peut-être déjà le batching, en préparant quelques repas à l’avance le dimanche pour le reste de la semaine, ou vos lunch box à emmener au bureau. C’est une application du batching dans la vie perso, permettant de limiter le stress.

C’est comme pour le développement de mon business Womaccelerator et ma découverte du batch-shooting : pour assurer la production des vidéos inspirantes du mardi, j’ai modifié ma pratique : je regroupe sur une journée l’ensemble des tournages / je visionne les rush à la suite les uns des autres (avec une pause “pomodoro” toutes les 25 minutes) / et je me bloque une demi-journée pour valider les versions finales de mes vidéos et en avoir ainsi toujours quelques unes devant moi. Terminé le stress de mes débuts. Avec le batching, vous êtes bien or-ga-ni-sé.e et ça fait du bien !

Lutter contre la tâche unique

En regroupant les tâches dites similaires pour les faire en même temps, on évite ainsi de déployer des efforts et des ressources à chaque nouvelle action. C’est surtout dans la préparation et l’installation, puis l’éventuel rangement, que le gain de temps est vraiment flagrant. Mais cela peut tout aussi bien concerner l’effort mental et la concentration pour passer d’une action à une autre (comme répondre à un mail sur un projet, lire une réponse d’un client sur un autre sujet, puis rappeler un collaborateur qui attend une réponse sur un projet différent, etc…). De plus, cela permet de moins se disperser et de focaliser son attention sur la même action.

Le batching évite de commencer plusieurs choses en même temps et avoir l’impression de ne pas avancer.

Halte au mythe du multitâches

Dire qu’être capable de faire plusieurs choses en même temps faisait la fierté de certains cadres d’entreprise ! Une organisation qui a pourtant ses travers et provoque forcément une perte d’efficacité. Avec le batching, on va plutôt chercher à optimiser le ratio entre temps de préparation (ou de concentration) et résultat obtenu. On revient donc sur les soi-disant bénéfices du multitâches. Une pratique pas si productive car elle va puiser beaucoup d’énergie en demandant au cerveau de se concentrer sur plusieurs tâches en même temps. Elle peut aussi induire plus de stress car certaines tâches peuvent être un peu bâclées au détriment d’autres, ne pas toutes être terminées, être mal réalisées…résultat : on a l’impression de ne pas avancer.

Pour travailler sur différents projets, il est plus pertinent d’opter pour le batching : on avance pas à pas en se concentrant sur les micro-tâches similaires, et c’est concret !

Comment faire du batching au travail ?

Lister les tâches

Premier effort à fournir pour appliquer le batching au travail : lister les tâches que vous avez à faire pour gérer votre métier et vous développer.

En prenant un peu de recul sur votre activité, commencez par séparer le stratégique et l’opérationnel, lister les projets en cours, puis tout ce qui vous prend du temps, et les actions récurrentes à faire sur les différents projets, les tâches routinières :

  • analyser les chiffres (ventes, résultats, ROI, web, etc…)
  • mettre à jour mes tableaux de suivi
  • répondre aux mails et questions en attente sur chaque projet
  • créer des présentations
  • tourner des vidéos
  • animer l’équipe
  • préparer les rdv
  • faire de la veille
  • se former
  • etc…

Notez tout sans réfléchir afin de faire le point.

Planifier les tâches

On rentre dans le concret, vous allez maintenant insérer les tâches dans votre planning en fonction de leur priorité et du temps qu’elles doivent vous prendre.

Vous allez ainsi déterminer que vous avez besoin d’effectuer certaines tâches une fois par semaine (mise à jour tableau de suivi), d’autres, deux fois par jour (lire les mails et les classer), d’autres deux fois par mois, etc…À vous de voir, en fonction de la nature des tâches et de leur urgence. Pour que la méthode soit pleinement efficace, revoyez votre planning chaque soir et chaque fin de semaine pour préparer le jour suivant.

Combiner batching et méthode Pomodoro

Associer la batching avec la méthode Pomodoro, c’est un combo gagnant pour s’organiser et être vraiment plus efficace. Si vous avez tendance à passer beaucoup de temps sur des tâches peu importantes et vous éparpiller, Pomodoro va vous challenger pour réaliser ces tâches en moins de temps. Cette méthode tient son nom du mot tomate en italien. En effet, l’inventeur de la technique, Francesco Cirillo, a décrit son concept en utilisant un minuteur de cuisine en forme de tomate.

Avec la méthode Pomodoro, vous déterminez à l’avance une durée pour chaque tâche et vous vous y tenez, minuteur à l’appui. Elle suggère d’enchaîner 4 tâches de 25 minutes de travail coupées par 5 minutes de pause. Après avoir effectué les 4 pomodoro, faites une pause plus longue de 20 minutes. Cette méthode permet de diviser son projet en mini tâches, comme le conseille le batching.

En combinant les deux, vous pouvez consacrer votre matinée à un projet et fixer la réalisation de 4 mini-tâches en rapport avec ce projet. L’après-midi pourra être dédié à autre chose.

Quelques exemples de batching au travail

Comment appliquer cette technique d’organisation redoutable à votre vie professionnelle  ? Voici quelques exemples :

Le traitement des emails et des messages

Quoi de plus contre-productif que de se laisser interrompre par un email ou un message qui vient d’arriver sur son téléphone ? Attention, je ne vous jette pas la pierre, car chacun d’entre nous s’est déjà laissé tenter par l’ouverture de mails et céder à la distraction, alors qu’on travaille sur un sujet compliqué. Seulement, avec le batching, on ne cède plus à cette tentation. On ferme son application mail et on coupe les notifications, car un ou plusieurs créneaux ont été dédiés au traitement des mails dans votre journée. Cela peut être, par exemple, le matin et en milieu d’après-midi, surtout si des sujets urgents sont en cours. L’avantage, c’est que sur ces créneaux planifiés au traitement des messages, vous prenez vraiment le temps d’y répondre (par mail, sms ou téléphone), au lieu de les lire simplement sans les traiter et que cela vous pollue l’esprit.

Les relances des sujets en cours

Voilà bien un sujet qui agace particulièrement et ne fait pas avancer. Seulement voilà, on a tous des projets qui coincent parce que l’on attend le retour de quelqu’un. Pour cela, tenez un listing à jour ou créez-vous un dossier “relances” dans vos mails, et passez en revue ce qui doit être relancé. Cela vous évitera des mauvaises surprises le jour d’une réunion de suivi ou à la veille d’un rendez-vous client. Il peut s’agir de relances de facturation, de délai de livraison, de réponse sur une fabrication spéciale pour un client, sur l’organisation d’un meeting, sur une proposition commerciale envoyée, etc…

La veille

Prendre le temps de lire vos newsletters préférées, l’actualité de votre secteur, vos réseaux sociaux, reste une activité importante mais chronophage. Limitez cette activité au maximum en lui accordant un ou deux créneaux d’1h ou 2h par semaine.

La préparation de rendez-vous et réunions

Il y a deux aspects à batcher au sujet des rendez-vous professionnels :

  • Côté planning : consacrez autant que possible une journée à vos rendez-vous (ou réunions au bureau), laissant de plus grands créneaux de travail disponibles les autres jours de la semaine ;
  • Côté préparation : si vous rencontrez des prospects ou des partenaires, vous serez amené.e à vous renseigner sur eux et sur leur travail, leur secteur, pour envisager ce que vous allez vous dire pendant le rendez-vous. Faites ce travail de recherche pour tous vos rendez-vous de la semaine en une seule fois et prenez des notes.

Les tâches administratives

Certaines entreprises demandent à leurs commerciaux de dédier une journée par semaine à l’administratif, pour mieux se concentrer sur la partie commerciale et client les autres jours de la semaine. Ainsi, cette journée administrative permet de régler beaucoup de tâches nécessaires mais non commerciales en mode batching :

  • confirmation et prise de rdv de la semaine
  • relances téléphoniques (devis, commandes)
  • envoi de courrier ou colis
  • notes de frais, factures
  • préparation des rdv de la semaine et les déplacements
  • sujets techniques : mises à jour logicielles, préparation de visioconférence, etc…

Résumé des avantages du batching

Quand on est passionné.e par son métier, on peut avoir 20 idées à la minute, et 1000 choses à gérer. Le batching va vous permettre de canaliser cette envie de tout faire, en planifiant efficacement.

Résumons les avantages du batching évoqués dans cet article :

Réduire le temps de mise en route

À l’instar de votre ordinateur qui prend quelques minutes pour s’allumer le matin, votre cerveau doit se remettre en route sur chacun des sujets. Le batching réduit le nombre de “temps de mise en route” de votre cerveau plusieurs fois par jour. Pour certaines tâches, il réduit aussi le temps de préparation et de rangement (exemple du batch-shooting).

Être mieux organisé.e

Quand tout est planifié et les créneaux de travail délimités pour chaque tâche, on a l’esprit libre pour se concentrer sur son travail et être vraiment efficace. On ne papillonne plus et on s’éparpille beaucoup moins.

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Réduire le stress

On ne court plus après le temps car chaque action est planifiée, et surtout on mesure l’avancée réalisée sur ses projets ! Le batching permet du même coup de se sentir moins fatigué.e à la fin de la journée et de progresser dans la recherche du bien-être.

Être plus attentif.ve et concentré.e

Cela permet aussi de faire moins d’erreurs, moins d’oublis, en restant sur des tâches similaires. Bref, on en devient aussi plus performant.

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