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Pourquoi et comment gagner du temps ? Pour améliorer sa productivité certes, mais aussi et surtout pour améliorer sa qualité de vie. En effet, nous sommes toujours partagés entre les moments que nous consacrons au travail et ceux que nous passons avec notre famille. Et notre souhait le plus cher est de réussir notre vie professionnelle, sans pour autant négliger notre vie personnelle.

Gagner du temps ne doit jamais se faire au détriment de sa santé. Or, la plupart du temps nous courrons du matin au soir avec le sentiment de ne jamais être dans le bon timing.

Les journées ne sont pas extensibles et pour trouver un bon équilibre, vous devez apprendre à mieux gérer votre temps pour gagner en efficacité. C’est l’objectif essentiel de cet article. En suivant mes conseils, non seulement vous allez gagner un temps précieux, mais en plus vous améliorerez notablement votre vie au quotidien.

Comment gagner du temps ?

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Conseil n° 1 — Gagner du temps, c’est d’abord ne pas en perdre

Au cours d’une journée, les occasions de perdre du temps ne manquent pas. Nous vivons dans une société où les raisons de s’éparpiller sont de plus en plus nombreuses et où il est difficile de résister aux multiples sollicitations des réseaux sociaux et à l’avalanche des mails.

La perte de temps est généralement due à un défaut d’organisation. En effet, à moins d’être parfaitement multitâches, faire plusieurs choses à la fois est une source de déconcentration. Certaines occupations peuvent se faire en même temps. Ainsi il est possible de pédaler sur un vélo d’intérieur tout en relisant un rapport ou le dernier devoir de son enfant. La raison est simple : ce sont deux activités qui ne sollicitent pas votre intellect en même temps. Par contre, s’interrompre dans la préparation d’une réunion pour jeter un coup d’œil à ses notifications, c’est se déconcentrer pour quelques minutes. Si vous reproduisez ce comportement plusieurs fois dans la journée, vous pouvez facilement perdre plus d’une heure sans même vous en rendre compte.

La distraction est donc l’ennemi n° 1 de la bonne gestion du temps. Il existe des moyens de réduire ce phénomène. Essayez, dans la mesure du possible, de finir une tâche avant d’en entamer une autre. Je sais que cela n’est pas toujours simple, car vous êtes souvent dérangé par un collègue ou un supérieur hiérarchique qui vous demande un travail en urgence. C’est la raison pour laquelle il est contre-productif de vous ajouter des moments supplémentaires de distraction en plein milieu d’une activité. Accordez-vous des périodes de pause que vous pourrez utiliser pour consulter vos notifications sur votre smartphone.

Conseil n° 2 — Comment gagner du temps en identifiant les moments où l’on perd le plus de temps

La perte de temps n’est pas toujours facile à repérer. Cela peut être un collègue un peu trop bavard qui, le lundi matin, vous raconte par le menu ce qu’il a fait durant le week-end. Cela peut venir de votre tendance à vous attarder au téléphone une fois le sujet de l’appel traité. Mais il y a bien d’autres moments où vous passez plus de temps qu’il n’en faut.

Pendant une semaine, essayez de traquer ces précieuses minutes que vous perdez et comptabilisez-les. Vous serez surpris de constater, jour après jour, que ces minutes peuvent se transformer en heures. Il ne s’agit pas de vous conseiller de ne plus prendre le temps de parler avec vos collègues ni de raccrocher dès que vous avez obtenu la réponse à votre question. Il faut simplement faire preuve d’une certaine modération pour augmenter votre efficacité.

En repérant les moments qui sont du temps mal utilisé, vous gagnerez en liberté pour vous consacrer à des tâches plus enrichissantes.

Conseil n° 3 — Organiser ses journées

Hormis les tâches qui vous sont confiées à la dernière minute, il est toujours possible de tenir son planning sur une période d’un minimum de 7 jours. Commencez par inscrire les obligations qui ne pourront pas être déplacées, qu’elles soient dans la sphère professionnelle ou personnelle. Puis remplissez les vides en répartissant les tâches que vous devez absolument accomplir au cours de la semaine, sans qu’il y ait un jour ou une heure fixée. N’oubliez pas de vous laisser des périodes libres. Elles seront bien utiles pour caser les engagements qui n’auront pas été remplis à la date prévue ou ceux qui viendront s’ajouter à votre planning et que vous ne pourrez pas refuser.

Consultez votre agenda en fin de journée avant de quitter votre bureau. Ce petit exercice vous permettra de :

  • rayer ce qui a été accompli ;
  • lister ce qui ne l’a pas été ;
  • trouver un autre créneau pour ces tâches en suspens.

Vous n’aurez plus qu’à prendre connaissance du travail qui vous attend le lendemain et s’il vous reste encore un peu de temps, vous pourrez le préparer (cela peut consister à vérifier que vous êtes en possession des informations qui vous seront nécessaires). C’est une excellente façon de gagner en productivité.

En procédant ainsi, vous rentrerez chez vous l’esprit libre et vous pourrez profiter pleinement des heures passées auprès de votre famille.

Conseil n° 4 — Maîtrisez son temps

Nous perdons souvent beaucoup de temps parce que nous ne mesurons pas exactement le temps indispensable pour accomplir un certain travail. C’est pourtant un élément essentiel pour planifier ses journées.

Pour estimer correctement le temps qui sera nécessaire, étudier chaque affaire à traiter en tenant compte des informations qui vous seront nécessaires et que vous devrez rechercher. Ce travail n’est pas une perte de temps. Bien au contraire. C’est ainsi que l’on peut gérer ses priorités.

La vraie perte de temps consiste à se lancer dans une tâche sans avoir vérifié que tout est disponible pour l’accomplir. Si vous vous trouvez bloqué à un certain moment, vous serez obligé de mettre le dossier de côté et si la personne censée pouvoir vous renseigner est en congé, cela peut durer un certain temps.

Être dans l’incapacité de régler un problème par manque de prévoyance provoque de la contrariété et vous ne serez pas au mieux de votre forme pour attaquer la mission suivante. Le stress perturbe votre efficience. Il est donc vivement conseillé d’éviter les situations qui l’engendrent. Pour booster votre efficacité, essayez de ne rien laisser au hasard, vous éliminerez ainsi les principales causes d’énervement et vous travaillerez plus sereinement.

Conseil n° 5 — Savoir prendre les bonnes décisions

Selon l’économiste et statisticien Joseph Juran, les problèmes se classent en deux catégories, ceux qui sont vitaux et ceux qui ne le sont pas. Ces derniers doivent donc être considérés comme secondaires. Le principe de Pareto ou la loi des 80/20 vous permettra de faire la différence, de hiérarchiser vos priorités et par conséquent de prendre les bonnes décisions dans votre organisation.

La répartition des 80/20 est régulièrement observée d’un point de vue statistique. Ainsi, 80 % des recettes fiscales proviennent des revenus de 20 % des contribuables, mais on peut aussi remarquer que nous portons environ 20 % des vêtements qui composent notre garde-robe, alors que 80 % de nos tenues restent dans nos armoires.

Partant de ce principe, il convient de se concentrer sur les 20 % de tâches qui ont un impact prépondérant sur la bonne marche des affaires. Les 80 % qui demeurent devront être considérés comme secondaires et nous ne devons pas y consacrer trop de temps.

Conseil n° 6 — Augmenter sa concentration

Pour travailler plus vite, il est nécessaire de rester concentré. Pour vous aider à y parvenir, je vous conseille de mettre en œuvre la méthode Pomodoro. Elle est simple d’utilisation et vous n’aurez besoin que d’un minuteur. Cette technique vous permettra d’augmenter considérablement votre attention en diminuant drastiquement les interruptions pour travailler plus intelligemment.

Une « Pomodoro » consiste à travailler 25 minutes d’affilée sans vous laisser distraire. Lorsque le minuteur sonne, vous arrêtez immédiatement et vous vous accordez une pause de 3 à 5 minutes. Ces quelques instants vous aident à vous déconnecter de la tâche. Je vous conseille d’en profiter pour faire quelques pas, ouvrir la fenêtre et respirer profondément…. Ne les utilisez surtout pas pour entreprendre une nouvelle action qui mobilise votre intellect, comme saisir votre téléphone pour passer un coup de fil ou consulter vos notifications.

Toutes les quatre « Pomodoro », vous aurez travaillé avec concentration pendant 100 minutes, soit plus d’une heure et demie. Il sera temps alors de vous accorder une pause de 15 à 30 minutes. Pendant cette période, il n’est pas question d’entamer une tâche qui vous demande un effort intellectuel important. Cela peut être le moment idéal pour ranger votre bureau, écouter ses messages vocaux ou faire un petit footing. Et pourquoi pas tester la méditation pour rester zen.

Conseil n° 7 — Accepter de déléguer

Je sais que vous allez me répondre que vous aimeriez bien, mais que cela n’est pas possible. Pourquoi ? La plupart du temps, les personnes qui ne délèguent pas manquent de confiance dans les autres. Elles sont persuadées que le travail ne sera pas bien fait.

Il est probable que vous n’ayez pas forcément la possibilité de céder certaines de vos missions. Par contre, se décharger de quelques obligations est nettement plus facile dans votre vie personnelle. Vous faire remplacer dans vos tâches ménagères est une excellente manière de gagner du temps. Rappelez-vous qu’il vaut mieux faire appel à une aide, même si vous estimez que ce ne sera pas aussi bien fait que par vous. Cela vous permettra d’économiser plusieurs heures par semaine. C’est du temps gagné que vous pourrez consacrer à vos distractions. Et ce temps libéré, même si vous y investissez de l’argent, va créer plus de valeur que la réalisation de ces tâches.

Conseil n° 8 — Apprendre à dire non

Un planning ne peut être efficace que dans la mesure où il n’est pas perturbé par l’arrivée de tâches supplémentaires tout au long de la semaine. Vous avez certainement une excellente réputation en tant que collègue et tout le monde sait que vous êtes toujours prêt à consacrer votre temps pour aider les autres. C’est bien, mais ce n’est pas fait pour vous aider à dégager des heures pour vous.

Il ne sert à rien d’établir un planning hebdomadaire si vous êtes incapable de dire non, lorsqu’une ou plusieurs tâches additionnelles viennent bouleverser votre organisation.

Une attitude trop conciliante aboutit souvent à l’insatisfaction de tous, sauf de celui ou celle qui a perturbé la gestion de votre temps. Pour absorber un travail en plus, vous allez faire des heures supplémentaires ou traiter un autre dossier un peu trop vite au risque de le bâcler. Par analogie, je comparerais cette situation à celle de « l’effet domino ». Un changement dans votre planning, d’une importance même mineure, peut bouleverser l’ensemble de vos prévisions et anéantir tous vos efforts d’organisation.

Savoir dire non, c’est non seulement montrer de la détermination, mais aussi préserver les intérêts de tous ceux qui comptent sur vous.

Conseil n° 9 — Lutter contre la procrastination

Si certaines personnes préfèrent se débarrasser des tâches délicates en premier, d’autres ont plutôt tendance à les remettre au lendemain. On parle alors de procrastination. Il ne s’agit en aucun cas de laxisme. C’est un phénomène complexe qui repose souvent sur la peur de l’échec, ce qui déclenche une anxiété paralysante, et qui est parfois dû à un désir irréaliste de perfection.

Ne pas se sentir à la hauteur d’une mission peut pousser à la mettre de côté pour éloigner temporairement le stress qui en découle. Pour éviter de vous retrouver dans une telle situation, vous devez cesser d’accepter des tâches qui dépassent largement vos compétences, mais que vous n’osez pas refuser. Faire preuve d’audace en sortant de sa zone de confort est un excellent moyen de progresser, mais se montrer disponible mène souvent à l’échec.

Un deuxième phénomène qui mène à la procrastination vient de l’incapacité à évaluer le temps qu’il faut pour effectuer les tâches qui vous sont confiées. Si vous avez tendance à être désordonné, dans une hyperactivité permanente, vous avez alors l’habitude d’entamer plusieurs tâches à la fois, ce qui entraîne des difficultés pour les mener toutes à terme dans les délais impartis.

Enfin, la troisième origine de la procrastination est un désir irrépressible d’atteindre la perfection. Or vouloir trop bien faire découle souvent d’une faible estime de soi. Vous craignez de ne pas être à la hauteur et vous préférez ne rien faire plutôt que de rendre un travail qui ne vous satisfait pas complètement.

Rappelez-vous ce que disait Friedrich Wilhelm Nietzsche : « Celui qui ne veut agir et parler qu’avec justesse finit par ne rien faire du tout ». Je vous propose également cette citation d’Olivier Roland, mon mentor dans le blogging : « mieux vaut pas parfait que pas fait ! ».

Conseil n° 10 – Ne pas confondre vitesse et précipitation

Il ne s’agit pas d’attendre systématiquement que l’on vous assigne une tâche, mais simplement de ne pas vous précipiter sous prétexte que l’on vous a dit que c’était très urgent.

Vouloir aller très vite n’est pas une bonne solution pour gagner du temps. Au contraire, cela risque de vous amener à commettre des erreurs dans votre travail ce qui vous obligera à revenir dessus pour les corriger.

Prendre son temps, c’est économiser son énergie pour l’utiliser à bon escient. Il est parfois productif de ralentir. Faites d’abord le tour de la mission qui vous est confiée avant de commencer. Cela vous permettra de vous assurer qu’elle est réalisable dans l’état actuel de son avancement et s’il vous manque des éléments, vous pourrez commencer à les rechercher. Ce temps de réflexion vous sera profitable à tous points de vue et il augmentera votre efficacité au quotidien.

Apprenez à vous octroyer des pauses. Accordez-vous du temps pour les repas, que ce soit le petit déjeuner ou celui du midi. Renoncez au sandwich avalé rapidement tout en lisant un rapport. Un arrêt d’une demi-heure au minimum vous permettra de vous restaurer convenablement et de reposer votre cerveau. Vous n’en serez que plus efficace pour le reste de la journée.  

Enfin, en cessant de vous précipiter à longueur de temps, vous baisserez votre taux de stress, donc votre production d’adrénaline et de cortisol. Cela sera profitable à votre santé d’une manière générale et, surtout, vous éviterez de vous retrouver en burn-out.

Conseil n° 11 — Être ordonné

Ne passez pas un temps précieux à rechercher vos documents. Pour que vos idées s’ordonnent, vous avez besoin de travailler dans un espace rangé. Des Post-its qui recouvrent une bonne partie de votre écran, des piles de dossiers sur votre bureau, sur une chaise, voire posées à même le sol ne peuvent qu’engendrer du stress.

Il n’est pas question de vous transformer en psychorigide du rangement ni de briser votre créativité qui ne peut s’exprimer que dans un certain désordre, mais simplement de vous aider à gagner du temps.

Devoir soulever une dizaine de dossiers pour retrouver la feuille sur laquelle vous avez noté des informations indispensables à votre tâche du jour est agaçant et chronophage.

Conseil n° 12 – Ne pas assister systématiquement à toutes les réunions

Vous êtes généralement convié à de nombreuses réunions. C’est bien, car cela vous permet d’être au courant de ce qui se passe dans votre service. Mais cela vous prend beaucoup de temps. C’est pourquoi lorsque vous êtes surchargé, demandez plutôt à ce qu’on vous appelle lorsque le sujet abordé vous concerne personnellement, cela augmentera votre productivité personnelle.

Conseil n° 13 — Utiliser des outils pour gagner du temps

La prise de rendez-vous sur internet

La prise de rendez-vous en ligne est de plus en plus souvent utilisée. Que cela soit pour consulter un médecin, un dentiste, pour faire entretenir votre véhicule… Ce moyen de communication est à notre portée.

Aussi, chaque fois que cela est possible, privilégiez cette méthode. Elle vous évitera une interruption dans votre travail pour téléphoner aux heures d’ouverture. Elle supprimera les longues minutes d’attente à écouter une musique parfois lancinante. C’est rapide et vous ne risquez pas d’oublier votre rendez-vous puisqu’il est directement inscrit sur le calendrier que vous utilisez.

Un gestionnaire de mots de passe

Nous savons tous qu’il est important de bien gérer ses mots de passe. Pour faciliter cette tâche, certains utilisent le même, quel que soit le site, ce qui est très risqué. Pour éviter de recourir à des listes que vous rangez à l’abri des regards et que vous mettez du temps à retrouver, utiliser un gestionnaire de mots de passe. Vous éviterez de stresser chaque fois que vous en oubliez un et que vous devez perdre du temps dans les formalités pour le récupérer.

La matrice d’Eisenhower

Elle consiste à donner des priorités aux tâches que vous devez accomplir. Cette matrice puise son inspiration dans une phrase prononcée par Dwight D. Eisenhower : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

Il s’agit d’un tableau à double entrée avec un axe horizontal (urgence des tâches) et un axe vertical (importance des tâches).

C’est ainsi que quatre zones d’activités peuvent être définies (importantes et urgentes ; importantes, mais peu urgentes ; urgentes, mais peu importantes ; peu urgentes et peu importantes).

Il est possible de créer cette matrice sur une feuille de calcul comme Google sheet par exemple. Il existe également des applications pour iPhone, iPad et système d’exploitation android.

En conclusion, je vous conseille d’apprécier tous les bienfaits du gain de temps.

En suivant mes recommandations, vous allez gagner du temps certes, mais aussi et surtout, de la sérénité.

Si vous prenez l’appel d’un ami entre deux rendez-vous alors que vous n’avez que quelques minutes à lui accorder, vous ne profitez pas de ce moment de détente. Par contre, si vous lui proposez de le rappeler à la sortie du bureau, vous aurez infiniment plus de plaisir à discuter avec lui.

Si vous apprenez à refuser une tâche supplémentaire alors que votre semaine est déjà très chargée, vous éviterez une dose de stress et vous remplirez les missions programmées avec plus de calme et d’attention.

Ranger votre bureau, établir votre planning hebdomadaire et rayer chacune des tâches accomplies, voilà autant d’excellents moyens de conforter la confiance en soi.

Rentrer le soir à son domicile, retrouver sa famille et pouvoir oublier le travail qui vous attend le lendemain parce que vous aurez pris le temps de le préparer la veille est une recette infaillible pour accorder des instants précieux à votre conjoint et à vos enfants.

Enfin, vous octroyer des moments de détente en les planifiant et en refusant de les reporter participe à garder votre esprit et votre corps en bonne santé

Un jour, j’ai vu des dirigeantes et dirigeants du CAC 40 bloquer du temps très tôt le matin (parfois jusqu’à 2 fois par semaine) pour positionner 1 ou 2 heures de sport dans leur agenda. Aussi, à mon niveau de directrice UV du Global Business Support d’Engie, je me suis dit : « s’ils y parviennent à ce niveau, pourquoi pas moi ? ».

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