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Trouver le temps qui nous manque

Le temps est une richesse qu’il ne faut pas gaspiller. Bien géré, il permet de donner libre cours à l’ensemble de ses obligations et de ses projets. Mal géré, il est une source de frustrations. Mais comment trouver du temps ?

Pour être en mesure de dégager quotidiennement du temps, vous devez commencer par savoir exactement ce que vous faites dans une journée. En regardant votre agenda, vous aurez déjà une bonne idée de votre vie. Et en établissant un relevé de vos tâches sur une semaine, vous aurez une vision plus globale sur la manière dont vous occupez votre temps

Il existe de nombreux moyens de traquer le temps perdu pour l’utiliser à bon escient. Aujourd’hui, j’ai décidé de partager avec vous trois méthodes que j’ai adoptées.

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Trouver du temps en s’inspirant de la méthode Zen to Done

Elle a été mise au point par David Allen, un consultant américain spécialisé dans la productivité. En appliquant quelques principes d’organisation simples à mettre en place, vous réussirez à gagner chaque jour de précieuses minutes que vous pourrez, par la suite, consacrer à des tâches dédiées à votre enrichissement personnel.

Gardez l’esprit libre

À longueur de journée, des idées vous traversent l’esprit et vous consommez beaucoup d’énergie pour les mémoriser, car vous craignez de les oublier. Prenez l’habitude d’avoir toujours sur vous un carnet et un stylo pour les noter au fur et à mesure ou consignez-les sur votre smartphone. Pour cela, de nombreux logiciels existent (Google keep, Evernote, Simple note…). Je suis certaine que vous trouverez celui qui vous convient le mieux. 

En procédant ainsi, vous allez gagner en concentration. Vous serez à 100 % sur ce que vous êtes en train de faire et vous terminerez vos tâches plus rapidement. 

Préparez votre travail

Accordez un temps suffisant à la préparation de chacune de vos tâches. Au début, vous aurez peut-être l’impression de perdre du temps, mais c’est exactement le contraire qui va se produire : vous allez en gagner. Muni de tous les éléments qui vous sont indispensables, vous serez plus efficace, car vous réduirez le temps nécessaire à leur réalisation.

Fixez-vous des limites

Prenez l’habitude d’évaluer le temps qu’il vous faut pour remplir vos obligations (professionnelles ou familiales). Cette technique est surtout intéressante pour toutes les occupations qui sont répétitives. 

Une fois que vous avez une idée exacte du temps indispensable, l’objectif est de vous en tenir au délai imparti en vous fixant des limites. Bien évidemment, cela ne se fera pas en un jour, mais vous verrez qu’avec un peu d’entraînement, vous saurez parfaitement évaluer le temps qu’il vous faut pour un grand nombre de tâches quotidiennes.

Oser dire non

Vous avez planifié votre journée et voilà qu’un travail supplémentaire atterrit sur votre bureau, ou une tâche inattendue et non créatrice de valeur, qui vient s’ajouter aux autres. À moins qu’il s’agisse d’une urgence avérée, apprenez à refuser des tâches qui vont bouleverser toute votre organisation. 

Ne vous laissez pas distraire

Consulter son smartphone tous les quarts d’heure, faire un tour sur les réseaux sociaux même pour quelques minutes… et voilà une heure qui vient de s’envoler. Nous sommes sans cesse sollicités, ce qui diminue notre concentration. Mon conseil : fixez-vous des plages horaires le matin et l’après-midi pour regarder vos mails. Supprimez les notifications sur vos applis (ou mettez-les en 2ème page pour ne pas regarder votre smartphone toutes les 5 minutes).

Nous entrons dans une ère où la captation de notre temps d’attention fait partie du modèle économique des Géants du numérique (GAFAM mais aussi BATX côté chinois) … Il est de plus en plus difficile de résister ! Pour mesurer ce temps passé au quotidien par chacun : aller dans Réglages – Temps d’écran. Attention, vous allez être surpris !

Valoriser votre temps avec la loi Pareto

C’est l’économiste et sociologue italien Vilfredo Pareto qui est à l’origine de ce principe de probabilités que l’on peut considérer comme une grille d’analyse universelle

Pourquoi l’appelle-t-on « la règle des 80/20 » ? Pareto vivait au XIXe siècle et il avait observé que les inégalités qui régnaient dans un grand nombre de pays se ventilaient de la même façon : 20 % de la population détenaient 80 % des richesses. Si cette répartition n’est certainement plus la même aujourd’hui, ce principe demeure intéressant, car il peut s’appliquer dans de nombreux domaines. Ainsi dans la vie professionnelle, 80 % des résultats que vous obtenez, qu’ils soient positifs ou négatifs, découlent de 20 % du travail que vous avez effectué. Faites le calcul et vous verrez qu’il est impératif de bien choisir les tâches qui nécessitent un minimum d’investissement en temps pour le meilleur rendement.

Appliquée au management, la loi Pareto se résume à deux grands principes :

  • planifiez le travail de votre journée et commencez toujours par les tâches les plus importantes ; 
  • déléguez les tâches accessoires au maximum, que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle. Si cela est possible, consacrez-vous à celles qui relèvent vraiment de vos talents et sur lesquelles vous allez apporter de la valeur.

Cette loi est un fantastique moyen de trouver le temps que vous pensez ne pas avoir.

Repérer les heures où vous êtes le plus productif

Utiliser les heures les plus productives

Nous ne sommes pas au meilleur de notre forme tout au long d’une journée. Il est donc très important de reconnaître les heures pendant lesquelles nous sommes les plus performants.

Même si elles ne se situent pas toujours exactement dans des créneaux horaires identiques pour tous les individus, on retrouve chez tous les humains des plages horaires très proches.

Deux phases très actives :

  • tôt le matin (entre 5 h et 8 h) ;
  • l’après-midi (entre 17 h et 20 h).

Et deux phases de faibles performances, lors desquelles il est préférable d’éviter les occupations qui demandent un maximum de concentration : 

  • entre 11 h et 14 h, la plupart d’entre nous ressentent une baisse de régime ;
  • entre 23 h et 2 h du matin, la vigilance est au plus bas. 

Dans la journée, entre ces phases, on trouve des heures d’activités plus « standards ».

Pour gérer au mieux votre productivité, vous devez apprendre à repérer les moments de la journée où vous êtes au top. C’est dans ces instants qu’il faut vous atteler aux tâches les plus exigeantes en créativité, donc en capacité cognitive. Vous pourrez alors résoudre les problèmes plus rapidement et vous dégagerez ainsi du temps pour d’autres actions.

Vous pensiez impossible de trouver le temps que vous n’avez pas. Désormais, cela ne sera plus le cas, car vous voici mieux armé pour partir à la recherche du temps perdu

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