Identifier votre Temps Perdu | Conseils et Méthode

Identifier votre Temps Perdu | Conseils et Méthode

Certains d’entre vous se lèvent chaque jour de bon matin, bien décidés à ce que cette nouvelle journée soit plus constructive que la précédente. Mais le soir venu, ils constatent avec stupeur qu’ils n’ont pas réussi à faire ce qu’ils avaient programmé. Pourtant ils n’ont pas arrêté de se démener en tous sens. Vous ressentez souvent cette pénible impression d’avoir perdu votre temps ? Voici quelques conseils et une méthode qui vont vous aider à identifier votre temps perdu et à comprendre comment vous avez gâché de précieuses minutes, voire des heures entières.

Comment dénicher chaque minute de temps perdu ?

Des rendez-vous honorés, des tâches indispensables, quelques coups de fil reçus… et huit heures se sont déjà écoulées. Or, vous êtes incapable de comprendre comment la journée est passée si vite alors qu’il vous reste tant à faire. Nous allons voir ensemble comment vous organiser pour répondre à vos objectifs et ressentir enfin le plaisir d’avoir pleinement utilisé votre temps. Commençons par faire le tour d’une journée lambda et vous verrez qu’il est très facile de se laisser détourner de l’essentiel.

Les sources qui engendrent du temps perdu

La perte de temps peut se définir comme du temps passé qui n’est pas rentable sur le plan professionnel ou sur le plan personnel. On distingue deux origines à ce phénomène : une interne et une externe.

Origine interne de la perte de temps

Prenons un exemple simple : vous aviez estimé avoir besoin de deux heures pour rédiger un rapport et au bout du compte il vous a fallu quatre heures. Vous en concluez que vous avez perdu deux heures. C’est vrai, mais le plus important c’est de comprendre pourquoi. Les raisons peuvent être multiples :

Mal évaluer le temps nécessaire à l’accomplissement d’une tâche

C’est très souvent la première raison interne de la perte de temps. Cela peut être dû à une surestimation de vos capacités ou à une préparation incomplète de votre travail.

Foncer sans prendre le temps de faire un plan

Vous pensez gagner de précieuses minutes. C’est une erreur ! Ce temps gagné est illusoire. Si vous n’avez pas réfléchi suffisamment longtemps sur les points principaux qui doivent ressortir dans votre rapport, vous courrez le risque d’avoir de mauvaises surprises lors de la relecture. Cette manière de travailler peut avoir pour conséquence d’omettre des points importants qu’il faudra ensuite tenter d’incorporer au bon endroit.

Ne pas vérifier la présence de l’ensemble des éléments indispensables

Si, pour remplir votre tâche, vous devez vous interrompre dans la rédaction pour chercher des documents ou pour interroger un collègue :  c’est une occasion supplémentaire de perdre du temps.

Manquer de concentration

Se laisser distraire par un mail sans grand intérêt ou passer un appel non indispensable, voilà encore une cause de temps perdu.

Attendre le dernier moment

Certains sont persuadés de mieux travailler dans l’urgence grâce aux poussées d’adrénaline. Tant que vous vous en sortez aisément, pas de problème. Mais le jour où vous rencontrez une difficulté à l’approche de la deadline, le stress devient alors contre-productif. Vous perdez beaucoup de temps pour retrouver votre calme et remettre vos fonctions cognitives à l’ouvrage. De plus, vous risquez d’entamer sérieusement votre confiance en vous.

Assumer une tâche pour laquelle vous n’êtes pas vraiment expérimenté

C’est une occasion certaine de perte de temps. Cette situation provient souvent de votre incapacité à dire non. Vous ne voulez pas perdre la face ou contrarier vos supérieurs, alors vous acceptez quitte à gâcher un temps précieux sans résultat garanti. Sortir de sa zone de compétences est une chose, brûler les étapes en est une autre. Non seulement vous perdez beaucoup de temps, mais en plus vous risquez de perdre votre crédibilité.

Être trop perfectionniste

Aimer le travail bien fait est une grande qualité que les employeurs apprécient sans conteste. Par contre, en faire une obsession est une source de perte de temps. Les améliorations que vous apporterez aux tâches qui vous sont confiées sont souvent dérisoires par rapport au temps que vous aurez passé.

Cette liste est loin d’être exhaustive, mais elle regroupe les principaux motifs qui peuvent, non seulement engendrer une importante perte de temps, mais vous rendre moins efficace pour les tâches suivantes. C’est un cercle vicieux dans lequel vous risquez d’être pris en permanence, si vous ne parvenez pas à éliminer les causes citées ci-dessus.

Origine externe de la perte de temps

Contrairement à la perte de temps d’origine interne, vous n’êtes pas totalement maître de ce qui vous arrive. Ce temps perdu n’est pas uniquement dû aux autres : vous avez votre part de responsabilité !

• Prolonger les conversations téléphoniques. C’est souvent le cas lorsque vous recevez un appel. En abordant un sujet annexe, vous faites perdurer la conversation au-delà du strict nécessaire.
• Se montrer disponible en permanence. C’est très convivial pour vos collègues et vos subordonnés, mais c’est un des motifs premiers de la perte de temps à origine externe.
• Multiplier les réunions. Si ces moments sont incontournables pour la bonne marche d’une entreprise, votre présence n’est peut-être pas indispensable à toutes les réunions.

Quelques outils pour identifier votre temps perdu ?

Il vous suffit d’adopter quelques bons principes préconisés par la méthode Zen to Done de Léo Babauta, à laquelle j’ajouterais quelques conseils perso que j’utilise au quotidien :

• Lisez vos mails et décidez dans la foulée de ce vous allez en faire. Cela vous évitera d’y revenir à plusieurs reprises. Je vous invite à les lire une seule fois le matin et une seule fois en fin de journée, puis à les traiter en direct. En effet, être interrompu sans cesse par ces alertes fait perdre du temps pour leur lecture, mais surtout pour se concentrer à nouveau sur sa tâche. Si vous ajoutez à cela la réception d’un coup de fil non urgent, vous perdez facilement 20 minutes ! Soit 1/3 de l’heure que vous aviez prévue pour finaliser votre tâche.

• Dès qu’une idée vous vient à l’esprit, n’essayez pas de la mémoriser, mais notez-la sur un carnet. C’est mieux que d’y repenser plusieurs fois dans la journée, car cela vous fera économiser de précieuses minutes en évitant de vous déconcentrer.

• Prévoyez un certain temps pour chaque tâche et inscrivez-le sur votre agenda en début de semaine. Puis, consultez chaque soir votre planning pour vérifier que vous suivez le rythme. En ne laissant pas l’ensemble de vos obligations vous occuper l’esprit tout au long de la journée, vous gagnerez du temps.

• Enfin, si vous travaillez la plupart du temps devant un ordinateur, je vous conseille comme moi d’utiliser la méthode Pomodoro ! Pomodoro, du nom de la tomate rouge en plastique, est un minuteur que vous allez remonter (c’est très ludique, veillez cependant à ce que le tic tac ne vous perturbe pas). Facile : vous travaillez 25 minutes, puis faites une pause de 5 minutes (détente, petites urgences…). Vous renouvelez ce timing 4 fois. Au bout de 2 heures (1 h 40 de travail et 20 minutes de détente cumulés). Il est alors temps de vous accorder une pause un peu plus longue (20 à 30 minutes)… et c’est reparti !

Vous pouvez également installer un outil de time-tracking. C’est un excellent moyen pour comparer le temps réellement passé sur une tâche par rapport au temps prévu.

En conclusion, n’oubliez pas que le temps perdu est un facteur de stress qui participe à l’épuisement professionnel. En prenant le temps nécessaire pour traquer vos mauvaises habitudes, vous allez accroître votre potentiel créatif, vos délais de réponse et vous ressentirez un sentiment de plénitude. Alors, oui cela vaut vraiment la peine de consacrer un peu de temps pour ne plus en perdre !