Connaissez-vous la technique Pomodoro ?
C’est une technique de gestion du temps qui présente au moins 2 avantages : elle est simple et résolument orientée productivité.
La technique Pomodoro est donc vraiment à la portée de tous.tes et s’avère particulièrement utile depuis que nous sommes nombreux.ses à être confronté.es au télétravail. Vous avez pu constater à quel point le travail depuis chez soi est différent du travail en entreprise. Pas de manager, pas de collègues. Simplement vous et vos missions à accomplir. Le cadre de la maison et ses distractions, trouver un endroit calme et se concentrer : un nouveau challenge et une modification dans notre organisation de travail ! Il faut pourtant trouver la force de se motiver et d’avancer. C’est pourquoi j’ai choisi de vous parler de la technique Pomodoro qui peut vous être très utile pour améliorer votre productivité au travail.
Sommaire
Qu’est-ce que la technique Pomodoro ?
L’histoire de la technique Pomodoro
La technique Pomodoro a été imaginée dans les années 80 en Italie par un étudiant nommé Francesco Cirillo. Cherchant une méthode de travail efficace pour ses études, il en est arrivé à la conclusion qu’il avait besoin d‘améliorer sa concentration et d’organiser ses révisions par tâches chronométrées et de manière organisée. C’est ainsi que la technique Pomodoro est née, prenant son nom du petit minuteur de cuisine en forme de tomate qu’il utilisait pour tester sa méthode d’organisation.
Aujourd’hui, il existe plusieurs applications à télécharger qui vous permettent de remplacer le minuteur de cuisine pour mettre en place la méthode Pomodoro de manière beaucoup plus efficace. Découvrez quelques exemples d’applications dans cet article.
Principes de la technique Pomodoro
Avec la technique Pomodoro, halte au syndrome du multitâche qui présente aussi l’inconvénient de s’éparpiller sans jamais réussir à finir quelque chose. Les principes du Pomodoro sont :
- Diviser son travail en courtes tâches ;
- Se fixer un temps imparti pour réaliser les tâches (en principe, s’organiser des sessions de 25 minutes) ;
- Se chronométrer pour améliorer sa productivité ;
- Effectuer une courte pause entre les tâches (5-10 minutes) et une plus grande pause à la fin de la 4è session (20-30 minutes).
Si cette technique de gestion du temps peut sembler contraignante, c’est aussi ce qui fait sa force car vous devez vous astreindre à une certaine discipline. C’est précisément cette discipline qui permet de sortir de vos habitudes, de cette routine qui vous freine, et vous met sur la voie d’une meilleure organisation.
Dans sa version initiale, la méthode Pomodoro propose des séances de travail de 25 minutes. Cette durée peut bien sûr s’adapter à vos besoins et envies ! Si vous préférez découper votre travail en périodes plus longues, vous pouvez aller jusqu’à 1h30 de concentration, pourquoi pas ? Il s’agit ensuite de caler un temps de pause un peu plus long proportionnellement à la phase de concentration. Attention cependant à ne pas être trop enthousiaste ou trop ambitieux.se au moment de découper votre travail. Votre intérêt est surtout de calculer au plus juste la durée de chaque tâche.
En effet, il n’y a rien de pire pour baisser votre motivation que de se fixer trop de choses à faire dans la journée en trop peu de temps, et ne pas y arriver. Soyez donc raisonnable quant au nombre de tâches que vous vous fixez et réaliste quant à leur durée.
Objectifs de la technique Pomodoro
La philosophie derrière la technique Pomodoro consiste à ne se consacrer pleinement qu’à une tâche à la fois. On reste concentré.e sur sa tâche (appelée session) sans interruption pendant toute sa durée soit pendant 25 minutes.
L’objectif de la technique Pomodoro est de réduire l’impact des interruptions internes et nuisances extérieures pendant la réalisation d’une tâche. En cela, certaines applications Pomodoro vous aident par exemple en coupant toutes les notifications emails et réseaux sociaux pendant une session. Si malgré tout vous êtes interrompu.e pendant une session, l’autre activité doit être enregistrée (vous notez ce que vous faites) et reportée ou la session doit être abandonnée.
D’un point de vue personnel, le but de la technique Pomodoro est aussi de :
- vous inciter à vous mettre au travail,
- ne pas vous décourager face à l’ampleur du travail mais obtenir satisfaction en vous concentrant sur la réalisation de petites tâches les unes après les autres,
- avoir le sentiment d’accomplir beaucoup de choses en une journée et ainsi de vous valoriser et de vous motiver sur le long terme.
“Celui qui déplace une montagne commence par déplacer de petites pierres.” Aristote
Comment appliquer la technique Pomodoro
Etape 1 : Préparez vos sessions
La préparation au processus Pomodoro est fondamentale. Vous devez d’abord lister toutes les choses à faire en vous basant sur votre to-do list et votre agenda. Ensuite, vous devez être capable de découper ces choses à faire en petites tâches très précises d’environ 25 minutes. Si je prends par exemple la rédaction d’un article pour mon blog, je peux découper la rédaction en 4 tâches :
- Choisir le sujet et trouver l’angle d’attaque,
- Rédiger un plan détaillé,
- Passer à la rédaction pure
- Relire et corriger
Ce travail préliminaire de planification est fondamental pour réussir à vous organiser efficacement. Prenez en compte qu’une session (ou un pomodoro) est indivisible : vous devez obtenir une session de travail de 25 minutes que vous n’auriez pas pu diviser davantage en une autre sous-tâche.
Etape 2 : Isolez-vous pour faire en sorte de ne pas être déconcentré.e
Lorsque j’évoquais la difficulté d’une discipline, il y a d’une part la discipline du timing à respecter et d’autre part la discipline pour rester absolument focalisé.e sur la tâche en cours. Pour cela, le meilleur moyen est de trouver un endroit au calme qui ne vous fera pas succomber à la tentation de quitter votre concentration. Prévenez vos collègues ou votre entourage si vous télétravaillez, éteignez votre téléphone, coupez vos alertes et notifications, isolez-vous un maximum : vous êtes enfin libéré.e de toute source de distraction qui pourrait vous déconcentrer. Place à l’efficacité !
Si vous êtes interrompu.e, vous perdrez un peu de temps pour retrouver votre concentration.
Etape 3 : Lancez votre chronomètre
Vous êtes prêt(e) à travailler pour une séance sans interruption de 25 minutes, ou plus selon votre préférence. En tous les cas, vous devez jouer le jeu du chrono et ne pas interrompre votre travail pendant qu’il tourne. Évitez autant que possible de mettre en pause ce minuteur et de vous faire parasiter pendant ce temps de travail. Pour être le plus réaliste possible, n’oubliez pas que l’esprit l’humain est d’autant plus efficace et enclin à se concentrer à fond s’il sait que c’est pour une durée relativement courte.
Etape 4 : Prenez une courte pause
A la fin de la session, stoppez le chronomètre et prenez plaisir à noter la tâche comme effectuée dans votre planning. Reportez aussi le nombre de distractions que vous avez dû gérer si c’est le cas. La meilleure façon de vous améliorer et de notifier ce que vous avez réussi à faire et ce qui vous a gêné. Vous pourrez ainsi améliorer votre préparation pour la prochaine fois. L’auto-analyse a une part intéressante dans la pratique de la technique Pomodoro : plus vous la pratiquez, plus vous pourrez être performant.e, tel un.e sportif.ve qui s’entraîne. Si votre session dure 25 minutes, prenez une pause de 5 à 10 minutes avant d’enchainer sur la session suivante.
Etapes 5 : Récupérez au moins 20 minutes après 4 sessions
Le principe de la pause est quelque chose de particulièrement puissant pour vous récompenser psychologiquement. Mais pas seulement. Il joue également un rôle essentiel dans le “repos” de votre cerveau. Votre concentration n’en sera que meilleure après cette plus longue pause.
En effet, le but de la méthode Pomodoro est d’améliorer votre productivité, c’est-à-dire de faire plus de choses en un temps similaire. Pas de ne se focaliser que sur le travail.
Prendre du temps pour décompresser, profiter d’autres loisirs qui vous passionnent, vous évader en écoutant de la musique ou en allant marcher un peu est quelque chose d’essentiel. Dans tous les cas, faites une pause qui soit une véritable coupure avec le travail.
Des bénéfices à votre portée
Une technique d’organisation efficace pour faire face au télétravail
Vous vous reconnaîtrez peut-être dans l’une de ces situations :
- vous avez du mal à vous concentrer durablement sur une tâche
- vous vous laissez facilement distraire par une sollicitation extérieure
- vous avez tendance à procrastiner
- vous n’arrivez pas à réaliser ce que aviez prévu dans une journée.
Dans ce cas, la technique Pomodoro vous sera très utile ! Les bénéfices de cette technique seront :
- vous fixer des objectifs quotidiens et les tenir
- réaliser un planning en découpant votre to-do list en séances de travail
- vous chronométrer pour mesurer votre efficacité
Je la trouve particulièrement pertinente pour les indépendants qui exercent leur métier chez eux tout comme pour les salarié.es lors de leurs journées de télétravail. Elle facilite la focalisation sur son travail en mettant de côté les sollicitations de l’environnement familial.
Combiner batching et Pomodoro
La technique Pomodoro est une méthode que vous pouvez utiliser avec le batching (voir notre article sur le batching). Si je reprends l’exemple de la rédaction d’articles pour mon blog, je peux travailler pour mon blog en combinant le batching et Pomodoro. Voici comment je m’y prend : je bloque 2 heures pour travailler ma stratégie éditoriale. Je commence par compiler toutes les idées de sujets que j’aimerais traiter dans mon blog et je les note une à une comme autant de sujets d’articles lors d’une session pomodoro de 25 minutes. Après une courte pause, je fais quelques recherches pour trouver les ressources complémentaires sur certains sujets à traiter et je note mes idées en vrac : 2ème session pomodoro de 25 minutes. Puis, je commence à rédiger un plan en guise de travail préparatoire avant rédaction : 3è session pomodoro, etc…
La combinaison du batching et de la technique Pomodoro peut s’appliquer dans de nombreux domaines : faire sa comptabilité, travailler sa stratégie de communication sur les réseaux sociaux, avancer sur un projet, etc…
Avis sur la technique Pomodoro
La technique Pomodoro m’a permis de mettre à plat tous les projets et toutes les missions que je devais mener à bien. Si j’avais connu cette technique plus tôt, j’aurais certainement été bien plus efficace dans ma vie professionnelle, même si on ne peut pas toujours la mettre en pratique.
En effet, il est parfois impossible d’organiser des sessions de travail chronométrées, surtout si on travaille en équipe. Pas facile non plus d’exiger l’isolement au bureau si un collègue passe nous voir ou si son manager a besoin de nous parler. En outre, ce n’est pas toujours évident d’estimer le temps réel que l’on va passer sur une tâche. Mais la philosophie de cette méthode ainsi que celle du batching sont définitivement bonnes à prendre et à tester.
D’ailleurs, en décortiquant mon travail en plus petites tâches, j’ai pu avoir une vision réaliste du temps que cela pouvait prendre tout en conservant une vision globale. J’ai pu organiser mon travail beaucoup plus efficacement et surtout avec la satisfaction de voir le travail accompli et l’avancement de mes projets.
Même si les habitudes ont la vie dure, je trouve que cette technique est très pertinente à mettre en place, surtout pour les personnes qui ont tendance à procrastiner et veulent gagner en efficacité pour se dégager ensuite un temps précieux pour les activités personnelles et familiales.
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